Privacyverklaring

Privacyverklaring Sportcentrum Olympos

Sportcentrum Olympos wordt beheerd en geëxploiteerd door de Utrechtse Studenten Sportstichting Mesa Cosa en hecht veel belang aan de privacy van haar klanten en bezoekers. De persoonsgegevens van klanten zijn strikt vertrouwelijk en worden enkel en uitsluitend voor eigen administratieve en communicatieve doeleinden door Sportcentrum Olympos zelf verwerkt. Deze gegevens worden niet voor commerciële doeleinden aan derden ter beschikking gesteld.

Sportcentrum Olympos onderschrijft de noodzaak om op een correcte en verantwoorde wijze om te gaan met uw persoonsgegevens, in overeenstemming met wet- en regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensverwerking.

Deze verklaring is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de website) van Sportcentrum Olympos en beschrijft uw rechten en plichten met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens via onze websites en applicaties en het gebruik van cookies.

Verwerking persoonsgegevens
Bij Sportcentrum Olympos worden uw persoonsgegevens alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u, bij de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen of indien u ons daar specifieke toestemming voor heeft verstrekt. Daarnaast behoudt Sportcentrum Olympos zich het recht voor de gegevens te gebruiken voor academisch onderzoek. In dat geval worden de gegevens geanonimiseerd en zijn ze niet terug te herleiden tot individuele personen.

Persoonsgegevens kunnen onder andere door ons worden verzameld bij het registreren op onze website, bij inschrijving voor deelname aan onze activiteiten of bij mailwisselingen met onze medewerkers. De verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats op basis van de rechtsgeldige grondslag “uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst”.

Met het aangaan van het lidmaatschap van Sportcentrum Olympos geven klanten toestemming aan Sportcentrum Olympos om een aantal gegevens te verwerken. Het gaat hierbij om:

Voor- en achternaam,
geboortedatum,
e-mailadres,
telefoonnummer (optioneel),
postcode (optioneel)
gegevens waaruit blijkt tot welke klantcategorie iemand behoort (student, medewerker etc.),
een foto voor identificatie,
camerabeelden voor veiligheid

Sportcentrum Olympos verwerkt deze gegevens ten behoeve van de ledenadministratie, informatieverstrekking en toegangsverlening en –controle. Persoonlijke gegevens worden in de meeste gevallen door de betrokkene zelf verstrekt.

Verder kunnen uw gegevens gebruikt worden om u te informeren over interessante producten en diensten van Sportcentrum Olympos

Sportcentrum Olympos biedt diverse activiteiten die alleen uitgevoerd kunnen worden door gebruik te maken van uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw emailadres voor het sturen van herinneringsberichten, een digitale nieuwsbrief of promotionele e-mails. U ontvangt alleen de digitale nieuwsbrief als u hiervoor expliciete toestemming hebt gegeven. U zult daarbij altijd de mogelijkheid aangeboden krijgen om deze toestemming in te trekken.

Voor een deel van onze dienstverlening worden derden ingeschakeld. Met die derden hebben wij voorwaarden vastgelegd, waarin uw privacy zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. Een overzicht van deze derden vindt u in bijlage 1.

Waarborgen

Sportcentrum Olympos slaat uw persoonsgegevens en de back-up daarvan op in beveiligde datacentra in de Europese Economische Ruimte (EER);
Uw persoonsgegevens worden niet met derden buiten Nederland gedeeld zonder uw uitdrukkelijke toestemming;
Alle door u verstrekte persoonsgegevens welke van belang zijn voor de dienstverlening aan u, worden volstrekt vertrouwelijk behandeld;
De door u verstrekte persoonsgegevens worden bovendien slechts gebruikt voor de hiervoor genoemde doelen en gedeeld met de personen binnen onze organisatie, of door ons ingeschakelde derden, die noodzakelijk kennis dienen te nemen van uw persoonsgegevens om u goed van dienst te kunnen zijn;
Slechts in bepaalde gevallen zal Sportcentrum Olympos derden voorzien van uw persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld indien de wet dit vereist of indien u als betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. Wij verstrekken uw gegevens alleen indien Sportcentrum Olympos van mening is dat de aanlevering noodzakelijk is om:
- te voldoen aan wettelijke verordeningen of juridische processen met betrekking tot Sportcentrum Olympos of de websites;
- de rechten en eigendommen van Sportcentrum Olympos en verwante websites te beschermen;
- in kritieke omstandigheden uw persoonlijke veiligheid te beschermen.
De verwerkte gegevens zijn toegankelijk voor medewerkers van Sportcentrum Olympos die uit hoofde van hun functie met deze gegevens werken (baliemedewerkers, docenten, administratie, communicatie en leidinggevenden).
Medewerkers van Sportcentrum Olympos hebben alleen toegang tot de verwerkte gegevens met behulp van inlogcodes.
Alle medewerkers van Sportcentrum Olympos hebben een geheimhoudingsbeding en er wordt binnen onze organisatie regelmatig aandacht gevraagd voor privacybewaking van persoonsgegevens. Tevens geldt er een Protocol Datalekken waarnaar gehandeld dient te worden ingeval van een (mogelijke) datalek. Alle datalekken worden geregistreerd en er worden verbetertrajecten afgesproken als dat mogelijk en nodig is.
Sportcentrum Olympos maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, noch van profilering.

Standaardmaatregelen
De standaardmaatregelen die Sportcentrum Olympos neemt om een eventueel verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken, zijn de volgende:

Sportcentrum Olympos zorgt voor een goede, organisatorische en technische beveiliging van het kantoor en de door haar gebruikte (klant)systemen.
Indien medewerkers thuis werken dienen zij in de thuissituatie privacy maatregelen te nemen.
De websites en applicaties van Sportcentrum Olympos maken gebruik van een passende beveiliging en versleutelde verbindingen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Indien Sportcentrum Olympos gebruik maakt van derden, leggen we minimaal dezelfde beveiligingseisen aan deze derde op.
De (persoons)gegevens worden door Sportcentrum Olympos niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is, doch minimaal gedurende de voor Sportcentrum Olympos geldende wettelijke bewaartermijn.
Indien u gebruik gemaakt heeft één van de rechten van betrokkenen dan zal Sportcentrum Olympos uw verzoek conform de geldende wetgeving en binnen de daarvoor gestelde termijn afhandelen.

Uw rechten
U heeft onder de AVG onder andere de volgende rechten:

Recht op inzage van uw persoonsgegevens. U heeft het recht de persoonsgegevens in te zien die Sportcentrum Olympos van u heeft. Sportcentrum Olympos zal eerst uw identiteit verifiëren en daarna uw gegevens opzoeken.Alle data die Sportcentrum Olympos van u heeft, worden naar u toegezonden.
Recht op correctie van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om de persoonsgegevens, die Sportcentrum Olympos van u heeft, te corrigeren of aan te vullen.
Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. U heeft het recht om de persoonsgegevens, die Sportcentrum Olympos van u heeft, geheel of gedeeltelijk te verwijderen.
Recht op bezwaar. Als u vindt dat Sportcentrum Olympos ten onrechte persoonsgegevens van u verwerkt, dan wordt u uitgenodigd dat aan Sportcentrum Olympos kenbaar te maken. Als uw bezwaar terecht is, zal Sportcentrum Olympos de verwerking van uw persoonsgegevens stoppen.
Recht op dataportabiliteit van de door u verstrekte persoonsgegevens. U heeft het recht de persoonsgegevens die Sportcentrum Olympos van u heeft, digitaal over te dragen aan een andere instantie. Wilt u dit, dan levert Sportcentrum Olympos uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar bestandsformaat aan. Dit mag Sportcentrum Olympos alleen doen met persoonsgegevens die u persoonlijk aan Sportcentrum Olympos heeft verstrekt, of die Sportcentrum Olympos heeft verkregen door de uitvoering van onze overeenkomst.

U kunt gebruik maken van deze rechten door een e-mail te sturen naar de Functionaris voor Gegevensbescherming; zie de contactgegevens verderop in dit document.

Sportcentrum Olympos zal uw verzoek binnen de wettelijke termijn afhandelen. Het contact zal door Sportcentrum Olympos hoofdzakelijk per e-mail verlopen; indien nodig vindt er telefonisch contact plaats.

Klanten kunnen Sportcentrum Olympos op elk moment verzoeken om hun gegevens te verwijderen. Indien men dat doet op een moment dat er nog sprake is van een geldig lidmaatschap dan kan de verwijdering pas plaatsvinden na de einddatum van het lidmaatschap.

Contact per e-mail
Sportcentrum Olympos onderscheidt globaal twee soorten geautomatiseerde e-mail: transactionele e-mail, die door u zelf geïnitieerd/aangevraagd is en wervende email.

Transactionele e-mail vormt een wezenlijk onderdeel van de door u gekozen dienst, zoals bijvoorbeeld het resetten van een wachtwoord of bevestigen van een inschrijving. Voor deze type e-mails kunt u zich daarom niet uitschrijven.

Als u toestemming geeft voor het ontvangen van wervende mail zoals nieuwsbrieven kunt u deze toestemming weer intrekken. E-mails van dit type bevatten opzegmogelijkheden voor de betreffende mailing.

Bezoek aan onze website
Sportcentrum Olympos gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Sportcentrum Olympos gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Bij uw eerste bezoek aan onze website hebben wij u al geïnformeerd over deze cookies en hebben we u toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt u afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Op de website treft u een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van uw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het privacy statement van de website die u bezoekt.

Gebruik apps externe partijen
Sportcentrum Olympos draagt er zorg voor dat er afspraken gemaakt worden over de veiligheid van persoonsgegevens die worden opgeslagen in de cloud bij het gebruik van apps van externe partijen. Desalniettemin ligt er een verantwoordelijkheid bij de gebruiker zelf om verstandig met persoonsgegevens om te gaan.

Functionaris gegevensbescherming
Alhoewel Sportcentrum Olympos daar niet toe verplicht is, treedt dhr. E. Peeters op als interne Functionaris voor Gegevensbescherming (FG).

U kunt de FG van Sportcentrum Olympos tijdens kantoortijden bereiken via telefoonnummer 030-2533908 of via het mailadres ussmesacosa@olympos.nl.

Ondanks de zorgvuldigheid, welke Sportcentrum Olympos aan de dag legt ten aanzien van uw persoonsgegevens, kunt u een klacht hebben over onze werkwijze.

Mocht u na overleg of afhandeling van uw klacht niet tevreden zijn over de afhandeling, dan kunt u zich wenden tot:

De Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV Den Haag
0900-2001201
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijziging privacyverklaring
Sportcentrum Olympos behoudt zich het recht voor om deze privacy verklaring te wijzigen. Bekijk daarom regelmatig het privacy statement voor een update. Bij discussie wordt uitgegaan van de laatste privacyverklaring, welke op onze website is gepubliceerd.

Utrecht, 19 mei 2025

Sportcentrum Olympos
Uppsalalaan 3
3584 CT UTRECHT
KvK Utrecht: 41184528
E: ussmesacosa@olympos.nl
T: 0302533908

Bijlage 1: Overzicht van derden die voor Sportcentrum Olympos persoonsgegevens verwerken

Tintel B.V., Curieweg 19, 3208 KJ Spijkenisse
SERA Bussiness Design B.V., Raadhuisstraat 211, 2406 AC Alphen aan den Rijn
Uniek IT, Nokweg 38, 2451 AL, Leimuiden
Digifit B.V. (het bedrijf achter Virtuagym), Oudezijds Achterburgwal 55, 1012 DB Amsterdam; van toepassing voor sporters die, meestal via de afdeling fitness, gebruik maken Virtuagym